Управление бизнес-процессами

Любую организацию можно представить как совокупность процессов, которые взаимодействуют между собой. По сути, бизнес-процессы – это отображение материальных и финансовых потоков внутри организации на всем протяжении создания и поставки продукции или предоставления услуги.

Технологии управления бизнес-процессами (технологии процессного управления) применяются для того, чтобы обеспечить правильное взаимодействие этих материальных и финансовых потоков, лучшую управляемость и прозрачность.

Технологии процессного управления позволяют упорядочить деятельность, регламентировать ее, обеспечить постоянный мониторинг деятельности на любых уровнях управления организацией и на всех этапах, то есть получать в режиме реального времени информацию о текущем состоянии организации, а также спрогнозировать к чему приведут те или иные управленческие решения.

Целесообразно не только описание (моделирование) и регламентация деятельности, но и привязка процессов к системе материального стимулирования и системе бюджетирования (процессно – бюджетное управление).

Что мы предлагаем

Компания TEM consulting предлагает услуги по внедрению процессного управления:

1. Идентификация процессов (определение и классификация процессов и определение их взаимосвязей)

Идентификация процессов заключается в определении состава бизнес-процессов организации, их структуры (подпроцессы), последовательности процессов и их взаимодействия. На основе идентифицированных процессов создается процессная модель организации.

2. Описание (моделирование) процессов

Моделирование процессов заключается в определении последовательности выполнения процесса, и необходимых атрибутов процесса для каждого шага процесса.

Моделирование проводится на основе действующих регламентирующих документов и результатов интервью с сотрудниками компании, участвующих в бизнес–процессах Моделирование бизнес-процессов как правило осуществляется в виде графических схем. Моделирование может осуществляться в любой нотации, например, IDEF0, eEPC, UML, BPMN, в виде блок-схем, а также в собственной нотации организации.

Модель включает схему процесса (в соответствии с применяемой нотацией) и краткое описание процесса (указываются входы/выходы каждого этапа процесса, исполнители, документация, определяются применяемые и возможные показатели функционирования процессов).

На основе моделей процессов могут быть разработаны предложения по совершенствованию бизнес-процессов. Совершенствование осуществляется в соответствии с целями компании и может быть направлено на следующие основные аспекты функционирования процессов: сокращение длительности операционных циклов, повышение качества работы, сокращение затрат. При необходимости могут быть рекомендованы мероприятия и методы совершенствования процессов, которые целесообразно применить в соответствии с целями компании.

В соответствии с принятыми предложениями по совершенствованию процессов вносятся изменения в первоначальные модели процессов и формируются модели «как должно быть» (to be).

На основе моделей процессов, как правило, разрабатываются регламентирующие документы.

3. Регламентация бизнес–процессов

Регламентация бизнес-процессов заключается в разработке регламентирующих документов на процессы (положения о бизнес–процессах/ документированные процедуры/SOP/регламенты/положения или др.).

Для каждого процесса определяются:

  • руководители, ответственные за функционирование процесса;
  • требования к входам и выходам (результатам) процессов;
  • ответственность и полномочия участников процесса, необходимые ресурсы;
  • показатели функционирования процессов, на основе которых возможно управление процессами;
  • процедуры сбора и обработки информации о показателях процессов («точки сбора», исполнители, при необходимости метод расчета).

Дополнительно возможна разработка процедур, определенных стандартом ISO 9001 и необходимых для системы управления процессами. В частности, целесообразно разработать процедуры корректирующих действий, управления рисками, управления несоответствиями.

4. Мониторинг бизнес–процессов

Создание системы мониторинга бизнес-процессов заключается в создании системы показателей функционирования процессов и необходимых процедур сбора и обработки информации о показателях процессов («точки сбора», исполнители, при необходимости метод расчета).

Система мониторинга деятельности может быть создана для всех уровней управления организацией и на всех этапах реализации процессов. Такая система позволяет получать в режиме реального времени информацию о текущем состоянии организации, а также спрогнозировать к чему приведут те или иные управленческие решения.

Целесообразна привязка показателей к системе материального стимулирования персонала.

5. Процессно-бюджетное управление

Внедрение процессно-бюджетного управления заключается во взаимоувязке системы процессов и показателей их функционирования с системой бюджетирования.

Создается единая система управления, позволяющая:

  • использовать при принятии решений как финансовые, так и не финансовые показатели;
  • отслеживать выполнение решений;
  • декомпозировать верхнеуровневые бюджетные показатели до уровня каждого подразделения и даже (при необходимости) до уровня каждого сотрудника;
  • показать персоналу, что его действия имеют экономический эффект.

При внедрении процессно-бюджетного управления целесообразно автоматизировать сбор и обработку данных. При этом методологию процессно-бюджетного управления возможно реализовать в любой информационной системе, применяемой организацией.